Job description
Voor een internationaal georiënteerd Family Office dat optreedt namens jonge cliënten, zoeken wij een zelfstartende, proactieve Personal Assistant & Office Manager.
In deze rol zorgt u voor de soepele, efficiënte en zorgvuldige coördinatie van zowel het persoonlijke als het professionele leven van de opdrachtgevers en bestuursleden. U bent hun vertrouwde aanspreekpunt en de essentiële schakel op kantoor, gevestigd in Amsterdam-Zuid. U denkt vooruit, organiseert nauwkeurig en handelt altijd met discretie en stijl.
Als Personal Assistant:
* Beheren van persoonlijke en professionele agenda's
* Coördineren van een intensieve reislevensstijl (visa's, vluchten, boekingen, veiligheid)
* Lifestyle-ondersteuning: het afstemmen van werk, reizen, familie en privéleven
* Assisteren bij persoonlijke taken (bijv. boodschappen, ophalen/bezorgen, kleine aankopen)
* Nakijken en bewerken van correspondentie
* Uitvoeren van onderzoekstaken en beheren van persoonlijke organisatie (archieven, Google Drive)
* Fungeren als schakel tussen de opdrachtgever, het family office, familieleden en externe contacten
* En als Office Manager beheert u kantoorbenodigdheden en faciliteiten, zoals het verwelkomen van bezoekers en dienstverleners. U biedt administratieve ondersteuning (bijv. bankafschriften, documentarchivering, afhandelen van pakketten), en past u digitale tools en IT-oplossingen toe in de dagelijkse werkzaamheden van het kantoor
Candidate profile
U bent een zelfstartende professional met:
* Circa 15 jaar relevante ervaring als Personal Assistant of Office Manager
* Vloeiende beheersing van het Nederlands en Engels (Portugees is een pre)
* Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden
* Vaardig in MS Office, Gmail, Google Workspace & Apple producten
* Affiniteit met juridische en financiële onderwerpen (een pre)
Belangrijke waarden en vaardigheden:
* Discreet & betrouwbaar: te vertrouwen met vertrouwelijke informatie, altijd professioneel
* Wereldwijs: schakelt moeiteloos tussen tijdzones, landen en culturen
* Veelzijdig & hands-on: even comfortabel met financiële administratie als met persoonlijke boodschappen
* Gestructureerd & proactief: anticipeert op behoeften en creëert helderheid
* Teamspeler: servicegericht en met oog voor het grotere geheel
* Esthetisch gevoel: verfijnde smaak op het gebied van hotels, restaurants en reiservaringen
* Digitaal vaardig: zelfverzekerd in het gebruik van tools en systemen die efficiency verhogen
* Toekomstgericht: klaar om mee te groeien met de evoluerende levensfase van de opdrachtgever
Employer profile
Dit Family Office staat bekend om loyaliteit, is een werkgever van voorkeur, een goede en verantwoordelijke werkgever. Citaat van de opdrachtgever: „Ik zoek iemand die structuur brengt in een complex leven vol reizen, projecten en verantwoordelijkheden, met zowel pragmatisme als finesse. Een warme persoonlijkheid die met mij meedenkt, niet voor mij denkt, en die kan opereren als zowel persoonlijk assistent als office manager op directieniveau.”
Job offer
Een unieke kans met autonomie, impact en afwisseling. U werkt in een compacte, hoogwaardige omgeving waar vertrouwen, elegantie en discretie centrale waarden zijn. Beschikbaarheid: tussen 20 en 32 uur per week, bij voorkeur verdeeld over 5 dagen, met flexibiliteit rondom drukke en rustige periodes.
