Beschreibung der Tätigkeit
Für ein international ausgerichtetes Family Office, das im Namen junger Klienten agiert, suchen wir eine eigenständig arbeitende, proaktive Personal Assistant & Office Managerin.
In dieser Rolle sorgen Sie für die reibungslose, effiziente und sorgfältige Koordination des privaten und beruflichen Lebens der Auftraggeber und Vorstandsmitglieder. Sie sind deren vertrauenswürdige Ansprechpartnerin und das wesentliche Bindeglied im Büro in Amsterdam-Zuid. Sie denken vorausschauend, organisieren präzise und handeln stets mit Diskretion und Stil.
Als Personal Assistant:
* Verwaltung privater und beruflicher Kalender
* Koordination eines dynamischen Reisealltags (Visa, Flüge, Buchungen, Sicherheit)
* Lifestyle-Unterstützung: Abstimmung von Arbeit, Reisen, Familie und Privatleben
* Unterstützung bei persönlichen Aufgaben (z. B. Besorgungen, Abholungen/Lieferungen, kleinere Einkäufe)
* Überprüfen und Bearbeiten von Korrespondenz
* Durchführen von Recherchen und Verwaltung der persönlichen Organisation (Archive, Google Drive)
* Fungieren als Bindeglied zwischen dem Auftraggeber, dem Family Office, Familienmitgliedern und externen Kontakten
* Und als Office Managerin verwalten Sie Büromaterial und Einrichtungen, empfangen Besucher und Dienstleister. Sie leisten administrative Unterstützung (z. B. Kontoauszüge, Dokumentenarchivierung, Paketverwaltung) und setzen digitale Tools und IT-Lösungen im täglichen Bürobetrieb ein
Candidate profile
Sie sind eine eigenständig arbeitende Fachkraft mit:
* Rund 15 Jahren relevanter Erfahrung als Personal Assistant oder Office Manager
* Fliessenden Kenntnissen in Niederländisch und Englisch (Portugiesisch von Vorteil)
* Starken kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten
* Kenntnissen in MS Office, Gmail, Google Workspace & Apple-Produkten
* Affinität zu juristischen und finanziellen Themen (von Vorteil)
Wichtige Werte und Fähigkeiten:
* Diskret & zuverlässig: vertrauenswürdig im Umgang mit vertraulichen Informationen, stets professionell
* Weltoffen: wechselt mühelos zwischen Zeitzonen, Ländern und Kulturen
* Vielseitig & praktisch veranlagt: gleichermassen versiert im Umgang mit Finanzunterlagen wie mit persönlichen Besorgungen
* Strukturiert & proaktiv: antizipiert Bedürfnisse und schafft Klarheit
* Teamplayer: dienstleistungsorientiert und mit Blick fürs Ganze
* Sinn für Ästhetik: verfeinerter Geschmack in Bezug auf Hotels, Restaurants und Reiseerlebnisse
* Digital versiert: sicher im Umgang mit Tools und Systemen, die die Effizienz steigern
* Zukunftsorientiert: bereit, mit der sich entwickelnden Lebensphase des Auftraggebers mitzuwachsen
Employer profile
Dieses Family Office ist bekannt für seine Loyalität, ist ein bevorzugter Arbeitgeber und ein guter, verantwortungsbewusster Arbeitgeber. Zitat des Auftraggebers: „Ich suche jemanden, der Struktur in ein komplexes Leben voller Reisen, Projekte und Verantwortlichkeiten bringt, mit Pragmatismus ebenso wie mit Feingefühl. Eine warme Persönlichkeit, die mit mir mitdenkt, nicht für mich denkt, und die sowohl als persönliche Assistenz als auch als Office Manager auf Führungsebene agieren kann.“
Job offer
Eine einzigartige Möglichkeit mit Autonomie, Wirkung und Abwechslung. Sie arbeiten in einem kompakten, hochwertigen Umfeld, in dem Vertrauen, Eleganz und Diskretion zentrale Werte sind. Verfügbarkeit: zwischen 20 und 32 Stunden pro Woche, vorzugsweise auf 5 Tage verteilt, mit Flexibilität bei Spitzen- und ruhigen Zeiten.
